В управлении Пенсионного фонда России в Советском районе г. Казани нам ответили, что назначение пенсии в установленные законом сроки - одна из главных задач в работе Пенсионного фонда. Поэтому работа с лицами, уходящими на пенсию, начинается заблаговременно до наступления страхового случая (например, достижения возраста 60 лет мужчиной, 55 лет женщиной) или выработки соответствующего льготного стажа.

Целью проведения предварительной работы является информирование граждан, выходящих на пенсию, о наличии сведений о стаже и заработке, своевременное и правильное назначение пенсии. 
Заблаговременная подготовка документов к назначению пенсии проводится в несколько этапов:
1. Анализируется комплект документов, представленных застрахованным лицом лично либо через работодателя. При этом формируется уведомление о представленных документах с указанием документов, которые необходимо представить дополнительно.
2. Формируется макет электронного выплатного дела гражданина.
3. В программно-технический комплекс вводятся данные о периодах работы и иной деятельности, иных периодах, заработной плате, сведения о детях для определения наличия права на назначение страховой пенсии по старости. Анализируются документы о трудовом стаже и заработке, уточняются сведения, содержащиеся на индивидуальном лицевом счете. 
В случае необходимости в рамках межведомственного взаимодействия территориального органа ПФР с государственными органами направляются запросы о подтверждении стажа и заработной платы, проведении проверок.
4. Осуществляется контрольная проверка введенных данных, а также правовая оценка представленных документов с учетом поступивших ответов и представленных застрахованным лицом дополнительных документов.
5. По результатам предварительной работы формируется полный пакет документов на конкретное застрахованное лицо, который используется при обращении застрахованного лица за установлением пенсии при достижении пенсионного возраста или наличии специального стажа.

Документы о стаже и заработной плате являются документами личного представления, поэтому территориальный орган ПФР может направить запросы о стаже и заработной плате только в целях оказания содействия гражданину по его волеизъявлению, выраженному в письменной форме, с указанием периода работы, должности, полного наименования организации и ее адреса. В случае ликвидации организации запросы направляются в архив по месту нахождения документов.