В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Лучше всего употреблять обращение "уважаемый", "уважаемая"...

Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме.

Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, следует - если это возможно - позвонить в компанию, где служит этот человек, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу корреспонденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возникнут сложности, можно просто написать: "Уважаемый господин" (либо "госпожа") или же обратиться к человеку, указав его должность: "Уважаемый господин издатель". Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень громоздко, например: "Уважаемый господин начальник отдела жалоб". В этом случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу, кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его тексту.

Завершать деловое письмо следует словами: "С уважением" или: "С наилучшими пожеланиями", что тоже вполне корректно. Словами "С уважением" может заканчиваться письмо от торгового агента к покупателю или от служащего к работодателю. Неофициальное деловое письмо обычно завершают словом "Ваш" перед подписью.

РАЗГОВОР ПО ТЕЛЕФОНУ

Телефон фактически вытеснил все прочие способы связи и формы общения, и, как это всегда бывает, наряду с достоинствами тут же обнаружились недостатки. Подчас телефон становится кошмаром, и тогда единственное, на что остается рассчитывать, - это правила хорошего тона, которые надо не только исполнять, но и внедрять как дома, так и на службе. Откуда бы вы ни говорили - с работы или из дому - тон вашего голоса и способность высказывать свои мысли ясно и кратко имеют первостепенное значение. Собеседник ведь не видит вас, выражения вашего лица, вашей мимики и жестикуляции, и впечатление о вас складывается у него лишь на основании голоса.

Кричать не надо. Это - в особенности при междугородном разговоре - только исказит звук. Говорить следует отчетливо и раздельно, с теми же интонациями, что и при личной беседе. Когда, прерывая на какое-то время разговор, вы кладете трубку рядом с аппаратом или опускаете ее на рычаг, завершив телефонные переговоры, делайте это осторожно, поскольку ваш собеседник еще держит свою трубку возле уха и резкий щелчок может на минуту оглушить его.

Как отвечать на звонок. Если вы у себя дома, самым уместным, как и прежде, остается "Алло". "Да" звучит слишком отрывисто и чуть грубовато.