Многие деловые партнеры до сих пор предпочитают общаться как между собой, так и с самыми ценными клиентами посредством писем. На что следует обращать внимание при оформлении делового письма? Да на все!

В деловом письме все должно быть прекрасно. Даже бумага, на которой оно написано. Выбирать фирменную бумагу необходимо особенно тщательно, поскольку впечатление, которое она создает, может иметь достаточно большое значение. Следует отдавать предпочтение бумаге хорошего качества, выглядящей немного консервативно, чтобы у получателя послания сложилось мнение, что и фирма, откуда отправлено это письмо, обладает такими же качествами.

Самая подходящая бумага для фирменных бланков - одинарные белые или слегка тонированные листы, помещающиеся в стандартную папку. Такой лист, сложенный втрое, входит в обычный конверт для деловой корреспонденции.

Есть бланки, использующиеся многими сотрудниками компании, сверху на них должны быть указаны название фирмы, ее адрес и номер телефона. Если компания имеет собственный фирменный знак или эмблему, их тоже следует поместить в шапке бланка.

Многие крупные компании заказывают специальные бланки для ответственных сотрудников. Имя и должность руководителя высокой печатью или тисненым шрифтом указываются в левом верхнем углу бланка компании. В этом случае секретарю не следует печатать должность руководителя после его или ее подписи.

Кроме общих бланков компании, ее руководящие сотрудники обычно заказывают собственные бланки для деловой переписки. На них тисненым шрифтом набраны название и адрес компании, а также имя сотрудника без обращения, если только он или она не имеют ученой степени, воинского звания и т.д. В случае необходимости секретарь может указать должность руководителя под напечатанным именем после личной подписи.

При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне конверта.

Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступления, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении сути проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь. Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего письма.

В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше обращения, точно так же, как и на конверте.

Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если дату, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края.