Соответствует ли офисная мебель своему назначению? Достаточно ли шкафов для хранения бумаг и справочников? Ответы на такие простые вопросы и последующие небольшие изменения заметно повысят общую производительность труда в Вашей компании.
Неэргономичные офисные кресла и столы способствуют повышенной утомляемости служащих, что приводит к потерянным рабочим дням, а устаревшее компьютерное оборудование и программное обеспечение стимулируют раздражительность. Стоит раскошелиться на обновление, если учесть, сколько рабочего времени и усилий расходуется на отжившие свой век технологии.
Все растущие компании вынуждены работать с большими объемами информации. Электронную информацию в зависимости от ее объема необходимо систематизировать каждую неделю и архивировать на CD, DVD, флеш-драйвах или на специально созданном интернет-ресурсе. Бумагам, газетам и журналам не место на столах – для них существуют специальные шкафы.
Рабочие бумаги лучше хранить в разных лотках, обозначенных «Для чтения», «В досье» и «К исполнению». Вообще, столы – самая функциональная часть офисной мебели, там должно находиться только самое необходимое для работы. Реже используемые вещи – книги, справочники, компакт-диски – лучше разместить на полках или в тумбочке у стола. Незагроможденная поверхность не отвлекает человека от работы.
Среднестатистический служащий тратит как минимум один час в день на поиск принадлежностей и бумаг, улаживание споров и не относящиеся к работе разговоры. Чтобы эффективнее использовать рабочее время, необходимо тщательно планировать свой рабочий день. Чем бы Вы ни пользовались – настольным или телефонным органайзером, компьютерной программой – главное, чтобы они отвечали Вашим нуждам и были удобны в использовании. Однако даже лучшие планы рухнут, если Вас все время отвлекают. И не стоит уповать на то, что завтра в офисе будет спокойнее.
Сами найдите и запланируйте время, когда Вы сможете поработать без помех. Проводите регулярные встречи с подчиненными, чтобы обсудить их текущие дела и проблемы. При этом попросите всех коллег «негорящие» вопросы обсуждать именно в это время. Вы не в состоянии растянуть рабочий день, но сможете контролировать то, что успеваете делать за определенное время.
Оптимизируйте свой почтовый ящик и систему электронной переписки. В первую очередь нужно придумать свою систему чтения, ответов и хранения сообщений. Для хранения нужных писем в самом ящике создайте отдельные электронные папки. Для контроля входящих сообщений лучше всего установить надежный спам-фильтр. Затраты на это с лихвой окупятся: Вам не придется тратить время на удаление нежелательной почты. Пометьте флажками сообщения от клиентов и другие актуальные для Вас контакты.
Установите какую-нибудь программу с опцией оповещения о приходе важного сообщения. Не проверяйте ящик каждые пять минут, если только Вы не ждете срочного письма. Делайте это два-три раза в час – тогда Вам легче будет сконцентрироваться на других делах.
Статья подготовлена компанией «ДАР МЕБЕЛЬ».
