Трубку поднимайте сразу же, желательно после первого сигнала. Не узнав голос собеседника, не устраивайте допрос с пристрастием и исключите подозрительные интонации. Разговор не должен протекать в стиле «Кто говорит?» - «Слон». - «Откуда?» - «От верблюда». Гораздо лучше так: «Могу ли я узнать, кто звонит?» На такой вопрос трудно ответить «нет». О причине звонка спрашивать не принято. Если звонящему нужен кто-либо из домашних, который отсутствует, справьтесь: «Могу ли я быть вам полезен?» Обещайте, что отсутствующий обязательно перезвонит когда сможет. Непременно заведите возле телефона блокнот для записей.
Когда звоните вы, поприветствуйте собеседника, назовите себя и вежливо попросите к телефону нужного вам человека. Поинтересуйтесь, есть ли у него время для разговора с вами. Если человек занят, договоритесь о его звонке в удобное для вас обоих время. Кстати, набрав домашний номер, можно подождать, пока снимут трубку, до пятого-шестого сигнала, рабочий - только до третьего. Не принято звонить на дом ночью или поздно вечером - это возможно лишь при ЧП. Если вас попросили позвонить, сделайте это в точно назначенное время.
При обрыве связи вновь набирает номер тот, кто звонил. Первым заканчивает разговор старший или женщина. Общаясь по телефону, обязательно давайте понять, что вы уже выяснили все вопросы. Говорите вежливо и по существу. Отвечайте коротко, деловито и исчерпывающе.
Никогда не набирайте номер по памяти, если не уверены в его точности. Попав не туда, не спрашивайте: «Я куда попал?», «А кто это?» или «Какой у вас номер?» Сначала поздоровайтесь и поинтересуйтесь: «Ваш номер такой-то?» В случае отрицательного ответа извинитесь. Правила хорошего тона запрещают чертыхание и небрежное швыряние трубки.
Однако далеко не обо всем можно говорить по телефону. Так, младшие (по возрасту и званию) не должны по телефону поздравлять старших; нельзя приносить свои соболезнования; лучше не обращаться с деликатными просьбами (например, занять денег). Все это делается лично или в письменной форме. Исключение составляют только родственники и близкие друзья.
Таким образом, культура телефонного общения основывается на требованиях деловитости, точности, краткости, уважительности и благодарности.