На служебных визитных карточках обычно указывают телефон, факс и электронный адрес. Обращаясь к человеку, который дал вам визитку, факсовым посланием или через Интернет, помните, что существуют определенные правила таких посланий.
Независимо от того, посылаете ли вы информацию, записанную на аудио- или видеопленке, отправляете ли письмо по факсу или электронной почте, корреспонденция ваша должна соответствовать всем правилам и нормам, распространяющимся на светские или деловые послания. Текст такого рода писем ни в коем случае не должен быть личным, чтобы вы не оказались в неловком положении в том случае, если ваше послание окажется в чужих руках.
Благодаря факсу стало возможным посылать письменные сообщения в считанные минуты. При правильном использовании факсовый аппарат служит великолепным средством отправки корреспонденции, которая ранее направлялась по почте, с максимальной задержкой в один день. Однако не все послания этично проводить посредством факсимильной связи.
Откладывать, к примеру, на последний момент отправку приглашения, а затем посылать его по факсу недопустимо. Не принято отправлять по факсу отчеты и другие служебные материалы, если в них нет срочной необходимости. Кроме того, вы вынудите получателя нести дополнительные расходы, особенно в том случае, если задержка передачи информации произошла по вашей вине. К тому же как профессионал вы только проиграете, представив запоздалый отчет на факсовой бумаге, вместо того чтобы отправить информацию вовремя в привычной для вас форме. И поскольку факс - это не личное средство общения, его не следует использовать для частных приглашений или сообщений.
На первой странице каждого сообщения, передаваемого по факсу, должны быть указаны номера телефона и факса отправителя, имя получателя и количество отсылаемых страниц, дабы адресат был уверен в том, что получил весь материал. Посылая факс сотруднику какой-либо корпорации, важно указать полное имя, звание и должность получателя, чтобы сообщение было доставлено точно по назначению.
Электронная почта - еще один способ моментальной передачи информации. Пользуясь этим средством связи для пересылки вашего сообщения, вы тоже должны позаботиться о том, чтобы оно не содержало информации, не предназначенной для чужих глаз. Даже точно указывая имя конкретного получателя или группы лиц, которым адресовано сообщение, отправленное по электронной почте, отправитель не может быть уверен в том, что послание будет получено ими конфиденциально.
Электронную почту не следует использовать для передачи несущественной информации, поскольку компьютерное время оплачивается получателем. Сообщения, отправляемые по электронной почте, должны максимально соответствовать форме печатных документов, быть краткими и профессионально составленными.