Для чего необходимы архивы? Как с документов снимается гриф секретности? Легко ли составить родословную и с чего начать поиск сведений о своих предках? Об этом наша беседа с гостьей редакции «Казанских ведомостей» - председателем Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу Гульнарой Габдрахмановой.
Чему можно поучиться у архивистов Золотой Орды?
- Гульнара Закариевна, в преддверии 100-летия архивной службы расскажите, какое отношение было к архивам в разные времена.
- Все развитые цивилизации отличало бережное отношение к архивам, историческим документам. Например, по научным источникам известно, что в Золотой Орде и Казанском ханстве была устоявшаяся система работы с документами. К сожалению, по объективным причинам до нас дошло очень мало документов тех времен. В России архивное дело появилось благодаря Петру I.
В советское время роль архивов была значимой, создана сильная система подготовки специалистов в области архивоведения.
В современных реалиях перед нами стоят глобальные задачи. Сегодня общество общается путем мобильных приложений. Мы должны идти в ногу с техническим прогрессом и сохранить наряду с бумажными носителями и этот пласт новых видов документов.
Мы должны популяризировать архивы. Поэтому ищем новые формы работы: экскурсии по архивным залам, историческим улицам Казани, организация различного рода выставок исторических документов из наших фондов, встречи с интересными людьми, которые решили передать на хранение свои личные документы в наш архив.
Еще одна важная задача - создание систем удаленного доступа пользователей к образам документов. В данный момент идет постоянный процесс оцифровки архивных фондов. Надеемся к 2020 году оцифровать максимальное количество документов - 20 процентов от архивного фонда.
- Наверное, не каждый документ оцифровывается?
- Действительно, не каждый. Предварительно проводится выявление наиболее значимых и востребованных архивных документов. Оцифровка - трудоемкий, кропотливый процесс. Здесь важна и подготовка документа к сканированию, и профессиональная обработка оцифрованного материала. Только за 6 месяцев этого года оцифровано почти 17,5 тысячи документов. На данный момент в Госархиве РТ оцифрованы 102901 документ. И это лишь малая часть наших фондов.
В Татарстане один государственный и 46 муниципальных архивов. Всего в государственном архиве насчитывается 3727009 единиц хранения, в муниципальных - 1780610. В том числе управленческая документация, документы по личному составу, личные коллекции выдающихся деятелей, аудиовизуальная документация. К тому же в каждой организации есть ведомственные архивы. Это около 3000 архивов организаций. Кроме того, в государственный архив поступает обязательный экземпляр печатной и аудиовизуальной продукции. У нас есть подшивки газет за 100 лет.
Архивы раскрывают свои сокровищницы
- Архивы пополняются?
- Да, постоянно пополняются и современными документами, и документами разных лет. Например, в прошлом году из Российского государственного архива древних актов мы приобрели копии ценных для истории республики документов - ревизские сказки Казанской губернии и Казенной палаты 1762 года. Теперь они доступны в нашем читальном зале.
Пополняются архивы и в дни дарений. Например, в начале сентября в рамках очередного дня дарения документы из архива первого секретаря Татарского обкома КПСС 1960 - 1970-х годов Фикрята Ахмеджановича Табеева планирует передать в госархив его сын.
Также мы сотрудничаем с архивами Турции, Ирана, других стран, где хранятся материалы, связанные с Золотой Ордой, Казанским ханством. Тесно работаем с архивами Москвы, Санкт-Петербурга, Башкирии, других российских регионов. Не так давно в
Государственном архиве военно-морского флота в Санкт-Петербурге выявили сохранившиеся документы об истории Адмиралтейской слободы Казани. Сейчас идет возрождение этой слободы, и новые исторические документы будут очень интересны исследователям.
За первое полугодие 2018 года государственным архивом принято 17956 единиц хранения, муниципальными архивами - 13900 единиц. Это неисчерпаемый кладезь уникальной информации о нашей истории, нашей жизни. Так что нас ждет много открытий.
Снять гриф секретности непросто
- Архивы становятся открытыми, но на многих документах сохраняется гриф секретности. Какие документы отнесены к секретным?
- В основном это документы бывшего партийного архива: фонды рескомов (обкомов), горкомов, райкомов, первичных организаций КПСС и ВЛКСМ. При внимательном их изучении можно узнать удивительные факты о нашей новейшей истории. Это подлинная, живая история.
Снятие грифа секретности осуществляется после проведения процедуры рассекречивания. Документы рассекречиваются согласно федеральному закону о государственной тайне только спустя 30 лет с момента их создания, поэтому в прошлом году рассекречены документы за 1986 год.
- Интересно, как рассекречиваются документы?
- Работа по рассекречиванию документов проводится в соответствии с большим пластом законодательной базы о государственной тайне. Работа идет планомерно и скрупулезно.
Рассекречиванием документов в государственном архиве занимается специально образованная комиссия из числа архивистов. На республиканском уровне создана межведомственная экспертная комиссия по рассекречиванию архивных документов. На основании ее решения проводится рассекречивание уже конкретных документов. После утверждения акта о рассекречивании у архивистов появляется законное право снять гриф секретности и перевести документ на открытое хранение. Информация о рассекреченных документах размещается на сайте Государственного комитета по архивному делу.
Документы тоже «болеют»
- Как обеспечивается сохранность документов?
- Для сохранения документов должны быть созданы специальные условия хранения, требования определены в архивных правилах. Это пожарная безопасность, охранный режим, климатические условия: температура, влажность, световой и санитарный режим. Кроме того, у нас хранятся фотоархивы на черно-белой и цветной основе. Для них тоже необходимы специальные условия хранения.
Важнейшим фактором сохранности документов является их реставрация. Сегодня в государственном архиве создана современная лаборатория реставрации.
- А чем «болеют» документы?
- В основном плесенью. В свое время условия хранения были не очень хорошие, и мы долго боролись с этой напастью. За последние три года практически во всех архивах республики проведен капитальный ремонт. Сейчас у нас, к счастью, есть все технические возможности для того, чтобы архивы чувствовали себя очень комфортно.
Отдельный серьезный вопрос - сохранность информации на электронных носителях. Уже назрела необходимость создания центра хранения электронной информации. Хочется, чтобы на современном рынке IT-оборудования и программного обеспечения появлялись новые надежные системы, предназначенные именно для архивного хранения данных.
Однако даже самый современный центр хранения не гарантирует стопроцентной сохранности электронных документов. Так, тысячи пользователей по всему миру в 2011 году лишились огромного количества бесценных данных, когда рухнула вся инфраструктура облачного сервера компании Amazon. Поэтому Росархив предлагает хранить в центрах именно резервные копии, а электронные оригиналы будут находиться на так называемом холодном хранении в госархивах.
Главное - ниточку не оборвать
- По каким вопросам чаще обращаются в архивы?
- Сегодня архивы очень востребованы. К нам обращаются за сведениями, подтверждающими стаж и заработную плату, которые необходимы для начисления пенсии, сведениями для подтверждения прав собственности. Поступают запросы о раскулачивании и пребывании в плену родственников. Все больше запросов по составлению родословных. Люди интересуются своими предками, своими корнями, историей родных, деревень, сел.
Государственным архивом по обращению одного заявителя составлена летопись его родного села Мингер Сабинского района. Заявитель собрал необходимые данные у своих земляков, и каждая семья села Мингер получит от него в дар красиво оформленную родословную своей семьи и села.
- С чем приходится сталкиваться при составлении родословной?
- Составление родословной в архивных кругах считается своего рода научно-исследовательской работой. Во-первых, не все документы поступали в архив, одной из причин является изменение административно-территориальных границ республики.
Например, у нас мало документальной основы по населенным пунктам Бугульминского, Альметьевского, Тукаевского, Актанышского, Заинского районов. В плохой сохранности дошли метрические книги бывшей Вятской губернии.
Во-вторых, у большинства наших современников очень мало сведений о своих родственниках. Многие даже не знают, как звали их бабушек, дедушек, откуда они родом. А без этих исходных данных поиск невозможен.
В составлении родословной главное - найти исходную нить и, придерживаясь ее, постепенно разматывать клубок истории своей семьи, своего рода. Но делать это необходимо внимательно и деликатно, чтобы не задеть интересы своих родных. История семей скрывает очень многие тайны...